Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou vydány společností BELO ENERGY s.r.o. v souladu s nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů („nařízení“ nebo „GDPR“) za účelem zajištění informační povinnosti společnosti BELO ENERGY s.r.o. jako správce dle čl. 13 GDPR vůči subjektům údajů, jejichž osobní údaje společnost BELO ENERGY s.r.o. v souladu s těmito zásadami a nařízením GDPR zpracovává.

1. Správce osobních údajů

Osobní údaje zpracovává společnost BELO ENERGY s.r.o., se sídlem U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Praha 5, IČO: 17352975, zapsána v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 370454, jakožto správce osobních údajů, a to pro účely, způsobem, na základě právního důvodu a po dobu stanovenou dále v těchto zásadách.

2. Kontaktní údaje správce

Při uplatňování svých práv uvedených níže v těchto zásadách se může subjekt údajů obrátit na správce údajů písemně na adrese BELO ENERGY s.r.o., se sídlem U Trezorky 921/2, Jinonice, 158 00 Praha 5, nebo prostřednictvím e-mailu info@beloenergy.cz, popřípadě lze volat na zákaznickou linku +420 771 141 418

3. Kategorie subjektů údajů

Subjekty údajů, jejichž osobní údaje zpracovává společnost BELO ENERGY s.r.o., jsou zejména:

• zákazníci BELO ENERGY s.r.o.
• zaměstnanci a členové BELO ENERGY s.r.o.
• dopravci
• dodavatelé
• obchodní zástupci BELO ENERGY s.r.o.
• jiné osoby, které jsou ve smluvním vztahu ke BELO ENERGY s.r.o.
• osoby, s nimiž BELO ENERGY s.r.o. jedná o uzavření smlouvy nebo jiného právního vztahu
• uchazeči o zaměstnání

4. Kategorie osobních údajů

Osobním údajem je jakákoli informace, která se vztahuje k fyzické osobě, kterou je společnost BELO ENERGY s.r.o. schopná identifikovat. V souvislosti s poskytováním služeb a prodejem zboží může ze strany společnosti BELO ENERGY s.r.o. dojít ke zpracování zejména následujících kategorií osobních údajů:

• adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikace subjektu údajů (např. jméno, příjmení, akademický titul, příp. rodné číslo, datum narození, adresa trvalého pobytu, adresa místa podnikání, korespondenční adresa, fakturační adresa, IČ, DIČ, bankovní spojení, identifikační údaje zástupce zákazníka nebo kontaktní osoby, kterou zákazník určí, smlouva a podpis), údaje umožňující kontakt se subjektem údajů (kontaktní údaje např. kontaktní adresa, číslo telefonu, číslo faxu, e-mailová adresa aj. obdobné informace), a další údaje nezbytné pro plnění smlouvy
• údaje poskytnuté nad rámec příslušných zákonů zpracovávané v rámci uděleného souhlasu ze strany subjektu údajů (zpracování fotografií, použití osobních údajů za účelem rozvoje lidských zdrojů, podpisové vzory, fotokopie dokladu totožnosti za účelem identifikace účastníka ochodu, ručitelská prohlášení s osobními údaji)

5. Účely, právní důvody a doba zpracování osobních údajů

Rozsah zpracovávaných údajů závisí na účelu zpracování. Pro některé účely je možné zpracovávat údaje přímo na základě smlouvy, oprávněného zájmu BELO ENERGY s.r.o. nebo na základě zákona (bez souhlasu), pro jiné pouze na základě souhlasu.

Ke zpracování osobních údajů nutných pro plnění smlouvy, plnění zákonných povinností BELO ENERGY s.r.o. a pro ochranu oprávněných zájmů BELO ENERGY s.r.o. není zapotřebí souhlas dotčených subjektu údajů. Proti zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů společnosti BELO ENERGY s.r.o. je možné podat námitku. Zpracování z důvodu plnění smlouvy a plnění zákonných povinností nelze odmítnout.

Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely:

• plnění pracovněprávní a mzdové agendy (plnění zákonných povinností);
• vedení účetnictví (plnění zákonných povinností);
• plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností);
• jednání o uzavření smlouvy (oprávněný zájem společnosti BELO ENERGY s.r.o.);
• poskytování služeb a prodej zboží, poskytování záručního plnění, reklamační řízení, zlepšování služeb (plnění smlouvy, oprávněný zájem, zákonná povinnost);
• fakturační účely (plnění smlouvy, zákonná povinnost);
• vymáhání případných pohledávek za zákazníkem a ostatní zákaznické spory (oprávněný zájem společnosti BELO ENERGY s.r.o.);
• marketing a obchodní sdělení, věrnostní programy (oprávněný zájem, souhlas).

Z obchodních sdělení zaslaných společností BELO ENERGY s.r.o. je vždy zřejmé, že uvedené sdělení je obchodním sdělením ve smyslu platných právních předpisů, a že společnost BELO ENERGY s.r.o. je jejich odesílatelem. Obchodní sdělení zasílá společnost BELO ENERGY s.r.o. na kontakty zákazníků buď na základě oprávněného zájmu společnosti BELO ENERGY s.r.o., a to jen do doby, než vysloví námitku proti zpracování osobních údajů, nebo na základě výslovného souhlasu se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely nebo na základě souhlasu s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu. V zaslaných obchodních sděleních je rovněž kontakt pro odmítnutí zasílání těchto sdělení.

U subjektů, které udělily souhlas s marketingovým oslovením prostřednictvím elektronického kontaktu, zpracovává společnost BELO ENERGY s.r.o. s jejich souhlasem po dobu uvedenou v souhlasu kontakty, které jí subjekt dá k dispozici pro účely marketingového oslovení s nabídkou služeb a produktů BELO ENERGY s.r.o.

Zpracovávání cookies z internetových stránek provozovaných společností BELO ENERGY s.r.o.

V případě, že má subjekt údajů ve svém webovém prohlížeči povoleny cookies a navštěvuje webové stránky www.beloenergy.eu zaznamenává společnost BELO ENERGY s.r.o. jeho IP adresu, jak dlouho se na webové stránce zdrží, a ze které webové stránky přichází. Používání cookies pro měření návštěvnosti webu a přizpůsobení zobrazení webových stránek považuje společnost BELO ENERGY s.r.o. jako svůj oprávněný zájem správce, neboť díky tomu může nabídnout svým zákazníkům a návštěvníkům ještě lepší služby. Webové stránky společnosti BELO ENERGY s.r.o. lze procházet také v režimu, který neumožňuje sbírání osobních údajů. Zpracování údajů z cookies je možné zamezit nastavením webového prohlížeče. Používání cookies může subjekt na svém zařízení zakázat, nebo upravit pro webovou stránku www.beloenergy.eu. Podrobná pravidla používání cookies upravuje zvláštní dokument dostupný na webových stránkách www.beloenergy.eu.

Osobní údaje pro shora uvedené dílčí účely jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto účelů a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními předpisy, smlouvou nebo skartačním řádem společnosti BELO ENERGY s.r.o. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány. Základní lhůty pro zpracování osobních údajů jsou k dispozici níže.

Konkrétně budou osobní údaje zpracovávány následovně (s tím, že uváděné doby zpracování a uchovávání osobních údajů mohou být prodlouženy o zákonnou promlčecí lhůtu, a to zejména v případech, kde je riziko soudních sporů):

6. Kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny, včetně příjemců ve třetích zemích nebo mezinárodních organizacích

Společnost BELO ENERGY s.r.o. v rámci plnění svých zákonných povinností předává osobní údaje správním orgánům a úřadům stanoveným platnou legislativou. Společnost BELO ENERGY s.r.o. dále při plnění svých závazků a povinností ze smluv využívá odborné a specializované služby jiných subjektů. Pokud tito dodavatelé zpracovávají osobní údaje předané od společnosti BELO ENERGY s.r.o., mají postavení zpracovatelů osobních údajů a zpracovávají osobní údaje pouze v rámci pokynů od společnosti BELO ENERGY s.r.o. a nesmí je využít jinak. Jde zejména o vymáhání dlužných pohledávek, činnost znalců, účetních (společnost, samostatná), překladatelů, advokátů, auditorů, správu IT systémů, internetovou reklamu nebo obchodní zastoupení. Společnost BELO ENERGY s.r.o. každého dodavatele pečlivě vybírá a s každým uzavírá smlouvu o zpracování osobních údajů, ve které má zpracovatel stanoveny přísné povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.

Zpracovateli jsou společnosti se sídlem na území České republiky. V současné době k předávání do třetích zemí nedochází. Pokud by však docházelo k předání a zpracování osobních údajů v zemích mimo území Evropské unie, bylo by to vždy v souladu s platnou legislativou, zejména na základě tzv. standardních smluvních doložek dle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) č. 2021/914 ze dne 9.6.2021 o standardních smluvních doložkách pro předávání osobních údajů do třetích zemí podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679.

Kategoriemi příjemců osobních údajů jsou:

• finanční ústavy
• veřejné ústavy
• zpracovatelé
• smluvní partneři
• státní aj. orgány v rámci plnění zákonných povinností stanovených příslušnými právními předpisy
• příp. další příjemci – např. dle souhlasu uděleného ze strany subjektu údajů (např. předání osob údajů do zahraničí – státy EU)

Seznam příjemců/kategorií příjemců, se kterými aktuálně společnost BELO ENERGY s.r.o. spolupracuje:

7. Aktualizace osobních údajů

Společnost BELO ENERGY s.r.o. aktualizuje zpracovávané osobní údaje informacemi od subjektů údajů, od třetích stran, případně pomocí veřejných zdrojů (internet, veřejné rejstříky).

8. Způsob zpracovávání osobních údajů

Zpracování osobních údajů provádí společnost BELO ENERGY s.r.o. Zpracování je prováděno v jejím sídle či pobočce (provozovně) jednotlivými pověřenými zaměstnanci společnosti BELO ENERGY s.r.o., příp. zpracovatelem. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro zprávu a zpracování osobních údajů. Za tímto účelem přijala společnost BELO ENERGY s.r.o. technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

9. Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Subjekt údajů má v případě, že je pro BELO ENERGY s.r.o. identifikovatelnou fyzickou osobou a prokáže svoji totožnost, níže uvedená práva. Uvedená práva je možné realizovat pouze ve vztahu k osobním údajům, u nichž je nepochybné, že patří žadateli.

Právo na informace (čl. 13 a 14 GDPR)

Dle čl. 13 a 14 GDPR má subjekt údajů právo na informace, zejména o rozsahu a účelu zpracování, způsobu zpracování osobních dat, a o tom, komu mohou být osobní údaje zpřístupněny. Společnost BELO ENERGY s.r.o. plní informační povinnost vůči subjektům údajů prostřednictvím těchto zásad zveřejněných na webových stránkách www.beloenergy.eu, dále ve smlouvách se zákazníky a smluvními partnery a v odpovědích na žádosti subjektů údajů.

Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje následující práva:

• získat potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,
• získat informace o účelech zpracování,
• kategoriích dotčených osobních údajů,
• příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny,
• plánované době zpracování,
• o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování,
• právu podat stížnost u dozorového úřadu,
• o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů,
• skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
• získat kopii osobních údajů v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

V případě opakované žádosti bude společnost BELO ENERGY s.r.o. oprávněna za kopii osobních údajů účtovat přiměřený poplatek.

Právo na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR)

Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů a na doplnění neúplných osobních údajů, které o něm bude společnost BELO ENERGY s.r.o. zpracovávat. Společnost BELO ENERGY s.r.o. provede opravu bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na dané technické možnosti.

Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)

Dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost BELO ENERGY s.r.o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto osobních údajů. Společnost BELO ENERGY s.r.o. má nastaveny mechanismy pro zajištění automatické anonymizace či výmazu osobních údajů v případě, že již nejsou potřeba k účelu, pro který byly zpracovávány. Pokud se subjekt údajů přesto domnívá, že nedošlo k výmazu jeho osobních údajů, může uplatnit žádost o výmaz za podmínky doložení oprávněnosti uvedené žádosti.

Osobní údaje budou vymazány zejména, jestliže:

• správce údajů již daný osobní údaj nepotřebuje pro účel, který byl důvodem ke shromažďování údajů, nebo důvodem ke zpracovávání údajů jiným způsobem;
• jedná se o zpracování údajů na základě souhlasu uděleného subjektem údajů, ale subjekt údajů svůj souhlas odvolal a pro zpracování údajů neexistuje jiný právní důvod;
• jedná se o zpracování údajů na základě oprávněného zájmu správce údajů nebo třetí osoby, ale subjekt údajů podal proti zpracování údajů námitku a – vyjma námitky proti zpracovávání údajů za účelem bezprostředního obchodního zájmu – neexistuje přednostní legitimní důvod na zpracovávání údajů;
• správce údajů zpracovával osobní údaje protiprávně;
• výmaz osobních údajů je nutný ke splnění zákonné povinnosti nebo
• byly osobní údaje shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)

Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování (čl. 19 GDPR)

Dle čl. 19 GDPR má subjekt údajů právo na oznámení ze strany společnosti BELO ENERGY s.r.o. v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování osobních údajů.

Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)

Dle čl. 20 GDPR má subjekt údajů právo vyžádat si od společnosti BELO ENERGY s.r.o. osobní údaje, které se ho týkají a které poskytl společnosti BELO ENERGY s.r.o. v souvislosti se smlouvou nebo na základě souhlasu nebo které se zpracovávají automatizovaně, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a dále právo žádat o předání těchto údajů jinému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude možné ji autorizovat.

V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nelze žádosti vyhovět.

Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 GDPR)

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu společnosti BELO ENERGY s.r.o.

V případě, že společnost BELO ENERGY s.r.o. neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, společnost BELO ENERGY s.r.o. zpracování na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu.

Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním osobních údajů je možné kdykoliv po jeho účinnosti odvolat. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle.

Souhlas s marketingovým oslovením udělený ke konkrétnímu elektronickému kontaktu je možné kdykoli odvolat způsobem stanoveným v zaslaném obchodním sdělení.

Odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Automatizované individuální rozhodování včetně profilování (čl. 22 GDPR)

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotklo.

Společnost BELO ENERGY s.r.o. uvádí, že neprovádí automatizované rozhodování.

Profilování, tedy automatickým způsobem prováděné zpracování, vyhodnocování osobních údajů provádí společnost BELO ENERGY s.r.o. jako správce osobních údajů pro účely rozesílání marketingových sdělení a nabídek v případě souhlasu uděleného za tímto účelem subjekty údajů, avšak tento proces může mít na subjekt údajů výhradně takový dopad, uvedený v předcházejících informacích, že subjekt údajů bude od správce údajů dostávat jemu adresované nabídky, newslettery, které nejsou považovány za rozhodnutí, které by mělo pro subjekt údajů právní účinky nebo by se ho obdobným způsobem významně dotýkalo. Udělený souhlas je možné i v případě profilování kdykoli odvolat.

Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (čl. 77 GDPR)

Dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) se stížností, pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů jsou porušena jeho práva nebo jakékoliv ustanovení GDPR.